QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO 45001:2018

Để được chứng nhận ISO 45001, các tổ chức cần tuân thủ OHSMS theo các yêu cầu của ISO 45001. Khi OHSMS đã có, các tổ chức có thể liên hệ với tổ chức chứng nhận (CB) để tiến hành đánh giá chứng nhận. CB sẽ chỉ định một đánh giá viên chứng nhận (hoặc nhóm đánh giá viên) để xác minh sự tuân thủ của tổ chức đối với các yêu cầu của ISO 45001: 2018 thông qua các cuộc đánh giá chứng nhận. Chứng nhận ISO 45001 xác minh rằng tổ chức đã thiết lập và triển khai OHSMS hiệu quả, tăng cường sự hợp tác của các bên liên quan và mang lại cho tổ chức lợi thế cạnh tranh.

Đánh giá chứng nhận ISO 45001 được hoàn thành trong hai giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là ‘đánh giá mức độ sẵn sàng’ trong đó đánh giá viên xác định xem tổ chức đã thiết lập OHSMS và sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn thứ hai hay chưa. Trong giai đoạn đầu tiên, các chuyên gia đánh giá sẽ xem xét thông tin được lập thành văn bản của tổ chức và các điều kiện cụ thể về địa điểm. Đánh giá viên cũng sẽ xem xét phạm vi của hệ thống quản lý và thu thập thông tin về các quá trình, thủ tục, các yêu cầu chế định và các mức độ kiểm soát mà tổ chức đã thiết lập.

Đánh giá giai đoạn 1 thường kéo dài từ một đến hai ngày tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. Sau khi hoàn thành đánh giá giai đoạn 1, đánh giá viên sẽ cung cấp báo cáo kết luận đánh giá cho biết liệu tổ chức đã sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo hay chưa và phác thảo các lĩnh vực quan tâm có thể được coi là không phù hợp đối với đánh giá giai đoạn 2.

Thông thường, vài tháng sau khi đánh giá giai đoạn 1 (tùy thuộc vào bản chất của lĩnh vực quan tâm và sự sẵn có của đánh giá viên và người được đánh giá), đánh giá viên sẽ quay lại đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý và xác nhận rằng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn đã được đáp ứng. Báo cáo đánh giá giai đoạn 2 nêu rõ bất kỳ sự không phù hợp nào được đánh giá viên phát hiện. Chứng nhận không thể được cấp cho đến khi tổ chức thực hiện các hành động khắc phục và đã được kiểm tra viên xác nhận.

Các cuộc đánh giá chứng nhận này có thể được tiến hành tại chỗ hoặc từ xa. Trong đánh giá tại chỗ, các chuyên gia đánh giá sẽ đến thăm các địa điểm của tổ chức và trực tiếp tiến hành đánh giá. Số ngày đánh giá phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. Đây là cách đánh giá phổ biến nhất. Tuy nhiên, kể từ năm 2020, do đại dịch COVID-19, việc đánh giá từ xa đã tăng lên đáng kể.

Phiên đánh giá bắt đầu bằng cuộc họp khai mạc, nơi đánh giá viên và nhóm quản lý sẽ gặp nhau lần đầu tiên. Đánh giá viên trưởng điều hành cuộc họp này để thảo luận về kế hoạch đánh giá với những người được đánh giá, giới thiệu nhóm đánh giá và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đánh giá có thể được thực hiện. Cuộc họp này thường diễn ra trong khoảng 30 phút. Điều quan trọng là lãnh đạo cao nhất phải tham dự cuộc họp khai mạc hoặc cuộc họp bế mạc (lý tưởng là cả hai) để thể hiện cam kết cải tiến tổ chức.

Sau cuộc họp khai mạc, đánh giá viên sẽ tiến hành xem xét thông tin dạng văn bản, phỏng vấn và quan sát môi trường làm việc để đảm bảo rằng tổ chức có các hệ thống đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001: 2018. Đánh giá viên có năng lực, dựa trên kinh nghiệm trước đây của họ và bản chất công việc kinh doanh của bên được đánh giá, có thể tập trung vào các phần cụ thể của OHSMS. Một số đánh giá viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc đánh giá rủi ro; trong khi những người khác có thể tập trung vào năng lực và đào tạo của nhân viên. Tuy nhiên, toàn bộ hệ thống quản lý phải được đánh giá.

Trong quá trình đánh giá, các thành viên nhóm đánh giá sẽ liên lạc thường xuyên để trao đổi thông tin, xác định tiến độ của cuộc đánh giá và phân công lại công việc giữa họ. Cũng có thể cần trao đổi thông tin giữa trưởng đoàn đánh giá và bên được đánh giá để báo cáo về tiến trình của cuộc đánh giá, những phát hiện quan trọng và bất kỳ phát hiện nào về các vấn đề ngoài phạm vi đánh giá. Nếu bằng chứng đánh giá cho thấy không thể đáp ứng được các mục tiêu đánh giá, thì bên được đánh giá sẽ được thông báo ngay lập tức để xác định hành động thích hợp như thay đổi kế hoạch đánh giá, phạm vi và mục tiêu đánh giá hoặc chấm dứt cuộc đánh giá.

Trong suốt phiên đánh giá, đánh giá viên sẽ thu thập bằng chứng liên quan đến mục tiêu, phạm vi và tiêu chí đánh giá bằng các phương pháp bao gồm phỏng vấn, quan sát và xem xét thông tin dạng văn bản. Bằng chứng thu thập được phải được xác minh đầy đủ để chứng minh rằng các yêu cầu đang được đáp ứng. Khi việc kiểm tra tất cả các thông tin có sẵn trong phiên đánh giá là không thực tế hoặc không hiệu quả về chi phí, đánh giá viên sẽ sử dụng phương pháp lấy mẫu đánh giá. Lấy mẫu đánh giá là một quá trình mà đánh giá viên đưa ra kết luận về một tập hợp dữ liệu lớn (tổng thể) bằng cách đánh giá một tập hợp con được chọn. Tuy nhiên, việc lấy mẫu có thể làm giảm độ chính xác của các kết luận đánh giá vì các mẫu được xác định có thể không thể hiện đầy đủ các đặc điểm của toàn bộ mẫu cần đánh giá.

Khi đã thu thập được bằng chứng khách quan, đánh giá viên sẽ đánh giá nó dựa trên các tiêu chí đánh giá để xác định các phát hiện đánh giá, điều này có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với các chuẩn mực đánh giá. Sự không phù hợp đã được xác định sẽ được bên được đánh giá xem xét để đảm bảo rằng bằng chứng thu được là chính xác và sự không phù hợp được hiểu rõ.

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, đánh giá viên sẽ sắp xếp một cuộc họp kết thúc để trình bày các phát hiện và kết luận đánh giá. Trong cuộc họp này, đánh giá viên chính sẽ giải thích tóm tắt về các điểm nổi bật của cuộc đánh giá, mức độ phù hợp với các tiêu chí đánh giá, việc đạt được các mục tiêu, phạm vi đánh giá và sự hoàn thiện của các tiêu chí đánh giá.

Đánh giá viên sẽ mô tả các khía cạnh tích cực của hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn của bên được đánh giá cũng như các cơ hội để cải tiến (OFI). Nếu có bất kỳ sự không phù hợp nào được xác định, đánh giá viên sẽ giải thích quy trình cần được tuân thủ. Tuy nhiên, nếu không có sự không phù hợp lớn nào, đánh giá viên sẽ tư vấn cho tổ chức rằng họ sẽ khuyến nghị với CB rằng tổ chức tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001: 2018.

error: Content is protected !!