Tham vấn ý kiến và sự tham gia của người lao động là yếu tố then chốt của sự thành công đối với OHSMS. Các tổ chức nên làm rõ rằng sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc là trách nhiệm của tất cả nhân viên. Tiêu chuẩn yêu cầu một tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì một quá trình tham vấn và tham gia của người lao động trong tất cả các khía cạnh của sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc. Người lao động bao gồm tất cả nhân viên thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, bao gồm nhân viên quản lý và không quản lý, thực tập sinh, tình nguyện viên, nhà thầu và công nhân của nhà thầu.
‘Tham vấn’ đề cập đến trao đổi thông tin hai chiều để người lao động tham gia tích cực vào các quá trình ra quyết định liên quan đến OHS và việc thực hiện các hoạt động được thực hiện trong OHSMS. ‘Tham gia’ đề cập đến sự tham gia với công nhân, đại diện của người lao động và các ủy ban sức khỏe và an toàn trước khi đưa ra quyết định về việc thực hiện và thay đổi OHS.
Yêu cầu này tạo cơ hội cho người lao động đóng góp vào quá trình ra quyết định có ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của họ tại nơi làm việc. Người lao động ở tất cả các cấp cần được khuyến khích báo cáo các mối nguy và rủi ro và xác định các biện pháp phòng ngừa được áp dụng. Để đáp ứng các yêu cầu của điều khoản này, các tổ chức nên:
Cung cấp cơ chế (chẳng hạn như bầu ra đại diện của người lao động), thời gian, đào tạo và các nguồn lực cần thiết cho việc tham vấn và tham gia của người lao động
Cung cấp khả năng tiếp cận kịp thời với thông tin rõ ràng, dễ hiểu và có liên quan về OHSMS thông qua đào tạo trong lớp học, sổ tay tham khảo, áp phích về sức khỏe và an toàn, v.v …
Xác định và loại bỏ các trở ngại hoặc rào cản đối với sự tham gia (chẳng hạn như không đáp ứng các đầu vào hoặc đề xuất của người lao động, rào cản ngôn ngữ hoặc trình độ hiểu biết, sự trả thù hoặc đe dọa trả thù, …)
Nhấn mạnh việc tham khảo ý kiến của những người lao động không bao gồm các khía cạnh sau:
- xác định nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
- thiết lập chính sách OHS
- phân công vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức
- xác định những gì cần được theo dõi, đo lường và đánh giá
- lập kế hoạch, thiết lập, thực hiện và duy trì các chương trình đánh giá
- đảm bảo cải tiến liên tục
Nhấn mạnh sự tham gia của những người lao động không bao gồm các khía cạnh sau:
- xác định cơ chế tham vấn và tham gia của họ
- xác định mối nguy và đánh giá rủi ro và cơ hội
- xác định hành động để loại bỏ mối nguy và giảm rủi ro OHS
- xác định yêu cầu năng lực, nhu cầu đào tạo, đào tạo và đánh giá đào tạo
- xác định những gì cần được truyền đạt và cách thức thực hiện
- xác định các biện pháp kiểm soát và việc thực hiện, sử dụng hiệu quả chúng
- điều tra các sự cố và sự không phù hợp và xác định các hành động khắc phục
Các tổ chức nên xem xét các tình huống mà người lao động có thể cảm thấy không thoải mái khi nêu vấn đề OHS cụ thể với người giám sát hoặc quản lý của họ. Điều này có thể được thực hiện thông qua các đại diện về sức khỏe và an toàn (HSR), những người tư vấn và hỗ trợ người lao động về các vấn đề sức khỏe và an toàn. Người lao động HSRs được coi là đại diện cho người lao động trong các nhóm công việc cụ thể và như vậy, sẽ thực hiện tham vấn thường xuyên, có ý nghĩa với người lao động trong nhóm làm việc của họ. Nhiệm vụ của họ bao gồm việc phản hồi các vấn đề OHS do một công nhân hoặc một nhóm công nhân đưa ra với họ. Sau đó, HSR được trao quyền để đưa ra các vấn đề OHS một cách chính thức tại các cuộc họp với người giám sát hoặc người quản lý của họ và trong một số trường hợp nhất định có thể liên hệ với cơ quan chính phủ liên quan để được hỗ trợ và cung cấp thông tin.
Để cho phép duy trì một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, các tổ chức nên xác định một quy trình giải quyết vấn đề trong trường hợp có tranh chấp về các vấn đề OHS. Quy trình này cần cung cấp các hướng dẫn để giải quyết mọi vấn đề OHS một cách khoa học, kịp thời và phù hợp. Các tổ chức có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các cơ quan quản lý nếu vấn đề OHS không thể được giải quyết một cách thỏa đáng. Khi cố gắng giải quyết các vấn đề OHS, các tổ chức nên xem xét:
Mức độ và tính tức thời của rủi ro đối với người lao động hoặc những người khác bị ảnh hưởng bởi vấn đề đó
Số lượng và vị trí của người lao động và những người khác bị ảnh hưởng bởi vấn đề đó
Các biện pháp khắc phục (tạm thời và lâu dài) phải được thực hiện để giải quyết vấn đề, sử dụng các cơ chế thích hợp để loại bỏ và kiểm soát rủi ro
Việc chỉ định người có trách nhiệm thực hiện các biện pháp giải quyết
Việc tham vấn diễn ra giữa tất cả các bên liên quan và bị ảnh hưởng bởi vấn đề OHS
Các tổ chức nên thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở và thảo luận liên quan đến OHS và hơn nữa, đảm bảo rằng lợi ích của người lao động được thể hiện một cách hiệu quả thông qua các thỏa thuận tham vấn chính thức.